【テレワークで学んだ】コミュニケーションツールの使い分け法

転職・副業・新規ビジネス

7月からテレワークとなって4ヶ月が経ちますが、通勤がなくなったり、会議がテレビ会議で行われたりと、出勤していた時と比べ、いろいろな変化がありました。

中でも、仕事上でのコミュニケーションのとり方については、最も大きな変化があったように感じます。

資料を確認してもらうのにも、テレビ会議の仕組みを使って、双方で同じ画面を見ながら確認してもらうことができるなど、便利な面もある一方、これまでだったら隣に座っている先輩に気軽に質問できたことも、わざわざ時間をとってもらって電話をしなければならないなど、まだまだやりづらい面もあるのが現状だと思います。

コミュニケーションの手段もメールや電話、チャットなど様々ありますが、たくさんあるが故に、どのツールを使えば良いか迷ってしまうこともあると思います。

以前、ホリエモンが「電話をかけて来るようなやつとは一緒に仕事をしたくない」と発言したことが話題となりましたが、私もその言葉に影響され、前職では基本的にメールでのやりとりがメインでした。

しかし、テレワークをするようになって、全部が全部、メールでやりとりすべきではないなということに気付きました。

ということで今回は、テレワークをする中で学んだ内容に応じたコミュニケーションツールの使い分けについてお伝えしていければと思います。どうぞよろしくお願いいたします。

一言で答えられる内容はチャット

前職ではほとんど使っていなかったのですが、現職では逆にチャットがメインで、郷に入っては郷に従えということでチャットを使うようになりました。

最初はメールとの違いがあまりよくわからず、メールの代わり程度のつもりで使っておりましたが、使っていくうちに、チャットにはチャットの特徴があることに気付きました。

それは、メールで送るほどでもない内容、例えば「ありがとう」や「了解」といった一言で自分の思いを相手に伝えられる場合や、何かファイルを送ってもらいたい時などはメールよりチャットの方が便利ということです。

逆に込み入った話(例えばある業務の概要を知りたいなど)をするときはチャットは不向きだと思います。

この辺りは私の失敗談も踏まえて第3章でお伝えできればと思います。

後で参照する、一斉に周知する場合はメール

そうすると、社内のやり取りはほとんどチャットに置き換わりそうですが、メールにはメールの利点があると思います。

ひとつは、後で参照する可能性がある内容はチャットよりメールの方が適しているということです。

皆さんもLINEなどを使っていてご存じだと思いますが、チャットの場合、過去のやり取りがどんどん上の方に行ってしまって、ピンポイントで参照したい情報にアクセスすることが難しいことがあります。

その点、メールだと単品でその内容があるので、後で参照する可能性がある内容についてはメールの方が適していると思います。

また、一斉に周知する必要があるような内容もメールの方が適していると思います。大きい会社ではメーリングリストが整備されていることも多く、全社連絡、部内連絡などはやはりメールの方が適していると思います。

一から教わりたい時は電話

いよいよ電話の出番がなくなってきそうな感じではありますが、ひとつのコミュニケーションツールとして無くならないのにはやはり理由があるのだと思います。

第1章でも軽く触れましたが、込み入った話をするときは電話で聞くのが良いと思います。

実は以前、ある案件の内容を先輩に聞くのに、チャットで聞いてしまいました。

すると、「お前、今何を聞こうとしてるかわかってる?」と返信があり、飛び上がりました。

考えてみればすぐわかりそうなことではありますが、電話は相手の手を止めてしまうという固定観念があったので、内容に関係なくチャットを使ってしまっておりました。

この先輩に怒られてからは、内容に応じてツールの使い分けを意識するようになりました。

また、電話は速報性という観点からも有効だと思います。

例えば何かトラブルが発生し、直ちに上司に報告をしなければならない時などはチャットやメールより電話で伝えるのが良いと思います。

★本日のまとめ★

ということで今回は、私の体験談も交えてコミュニケーションツールの使い分け法をお伝えしてまいりましたが、いかがでしたでしょうか。

メール、電話、チャットが並立して存在しているのには理由があることを学びました。

以前、相手の立場に立って考えるという内容の記事を書いたのですが、まさに連絡を受ける相手がどのツールだったら答えやすいかを考える(自分がそのような経験をする)ことが大切なのではないかなと思いました。

もし何でもかんでもメールする、電話するという習慣がついてしまっていた方がいらっしゃいましたら、参考となれば幸いです。

「相手の立場に立って考えるとは」の記事をまだご覧でない方は下のリンクからご覧ください。

今回も最後までご覧いただきありがとうございました。

相手の立場に立って考えるとは

コメント

タイトルとURLをコピーしました